Aprite subito il wiki aziendale e cercate "onboarding". Quanti risultati ottiene?
Se siete un'azienda globale, immagino che non sia uno solo. Probabilmente si tratta di qualcosa di simile:
Onboarding Guide (EN)- CODICEBLOCCO_1
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Cinque documenti. Tutti riguardano più o meno la stessa cosa. Tutti leggermente diversi. Tutti gestiti da persone diverse con tempistiche diverse. Alcuni attuali, altri in ritardo di tre mesi, uno di cui nessuno è più sicuro.
Questo è ciò che accade quando la vostra piattaforma di documentazione non è in grado di gestire correttamente i contenuti multilingue. Si finisce per copiare l'intero documento per ogni mercato e ogni copia si allontana lentamente dalle altre.
La trappola del copia-e-localizza
L'inizio è abbastanza innocente. Avete un'ottima guida all'onboarding in inglese. L'ufficio di Berlino ne ha bisogno in tedesco, quindi qualcuno la copia, la traduce e aggiunge le parti specifiche per la Germania: Formazione DSGVO, informazioni sul Betriebsrat, iscrizione all'assicurazione sanitaria locale.
Poi Tokyo ne ha bisogno. Copiare di nuovo. Tradurre. Aggiungere le cose specifiche del Giappone: registrazione dell'hanko, procedura per il pass dei pendolari, guida al galateo in ufficio.
São Paulo è la prossima. Stessa cosa. Copiare, tradurre, aggiungere contenuti locali sui requisiti del CLT, sui buoni pasto e sui documenti fiscali.
Ora avete quattro documenti. L'originale inglese viene aggiornato regolarmente. La versione tedesca è stata aggiornata lo scorso trimestre. La versione giapponese... qualcuno pensa che Tanaka-san l'abbia aggiornata in ottobre. La versione brasiliana è stata creata da un collaboratore che se n'è andato e da allora nessuno l'ha più toccata.
**Ogni copia è un onere di manutenzione ** e ognuna di esse contiene un mix di contenuti condivisi (le cose che sono uguali ovunque) e di contenuti locali (le cose specifiche di quel mercato). Ma la piattaforma non conosce la differenza. È solo testo su una pagina.
Così, quando qualcuno aggiorna la sezione della politica di sicurezza nell'originale inglese, nessuno aggiorna le altre quattro. O peggio, qualcuno aggiorna quella tedesca ma non quella giapponese. Ora avete cinque documenti che dicono tutti cose leggermente diverse sulla stessa politica aziendale.
Il vero problema: i contenuti condivisi e quelli locali sono mescolati insieme
Il fatto è che la maggior parte di questi documenti è identica al 70-80%. Le fasi di onboarding, l'impostazione degli strumenti, le politiche di sicurezza, la sezione dei valori aziendali, l'elenco di "chi contattare". Sono tutti uguali, indipendentemente dal fatto che ci si trovi a Berlino, Tokyo o San Paolo.
Gli aspetti locali rappresentano forse il 20-30% del documento. Requisiti specifici di conformità, vantaggi locali, processi regionali, contatti del team per quell'ufficio.
Ma quando tutto vive in un unico grande documento piatto per lingua, non c'è modo di capire quali parti sono condivise e quali sono locali. Un aggiornamento del contenuto condiviso significa controllare e aggiornare manualmente ogni copia. E nessuno lo fa in modo coerente. Ed è per questo che le copie vanno alla deriva.
Un documento. Tutto qui.
In Rasepi, la guida all'onboarding è un unico documento. Non uno per lingua. Uno.
Il contenuto condiviso, quel 70-80% che è uguale dappertutto, viene scritto una volta in inglese e tradotto automaticamente in tutte le lingue utilizzate dal team. Quando qualcuno aggiorna la sezione delle norme di sicurezza in inglese, viene ritradotta in tedesco, giapponese, portoghese e francese in pochi secondi. Nessuna copia manuale. Niente "qualcuno dovrebbe aggiornare le altre versioni".
I contenuti locali vivono nella rispettiva versione linguistica. La sezione di formazione DSGVO esiste solo nella versione tedesca. Il processo hanko esiste solo nella versione giapponese. I requisiti del CLT esistono solo nella versione portoghese. Queste sezioni sono contrassegnate come contenuti unici, appartengono a quella lingua e non vengono mai sovrascritte da una nuova traduzione.
Abbiamo spiegato esattamente come funziona nel nostro post su [come funzionano le traduzioni Rasepi] (/it/blog/how-rasepi-translations-work-and-why-they-sound-like-your-team/). In breve: ogni paragrafo ha una propria identità. I paragrafi condivisi vengono tradotti e monitorati. I paragrafi unici appartengono alla loro lingua e nessun altro li tocca.
Il risultato? La ricerca su wiki di "onboarding" restituisce un solo risultato. Solo "Onboarding". Se lo si apre in inglese, si vede la versione inglese con tutti i contenuti condivisi. Se lo aprite in tedesco, vedrete lo stesso contenuto condiviso in tedesco più le sezioni specifiche per la Germania. Se lo aprite in giapponese, vedrete gli stessi contenuti condivisi in giapponese più le sezioni specifiche per il Giappone.
Un documento. Non cinque. Non cinque documenti che marciscono lentamente a velocità diverse.
Cosa cambia in realtà
Non è solo più ordinato. Cambia radicalmente il funzionamento della documentazione in tutti gli uffici.
Gli aggiornamenti arrivano a tutti
Quando si aggiorna la parte condivisa della guida all'onboarding, viene aggiornata in tutte le lingue. Non alla fine, non dopo che qualcuno si è ricordato di farlo. Automaticamente. Il paragrafo modificato viene ritradotto. Tutto il resto rimane esattamente dov'era.
Ciò significa che l'ufficio di Tokyo legge la stessa politica aziendale dell'ufficio di Londra. Non la versione di sei mesi fa che nessuno ha aggiornato.
I team locali sono proprietari dei loro contenuti locali
Il team di Monaco può aggiungere una sezione sullo sconto della palestra locale senza preoccuparsi che venga cancellata dal prossimo aggiornamento in inglese. Il loro contenuto unico è loro. Rimane nella versione tedesca e non viene toccato da eventuali modifiche alla fonte inglese.
Lo stesso vale per tutti gli altri uffici. I contenuti locali sono veramente locali. Non interferisce con i contenuti condivisi e i contenuti condivisi non interferiscono con essi.
I nuovi assunti ricevono le informazioni giuste
Un nuovo assunto a San Paolo apre la guida di onboarding e vede tutto ciò di cui ha bisogno. Le sezioni condivise (strumenti, sicurezza, valori) sono in portoghese. Le sezioni specifiche per il Brasile (CLT, documenti fiscali, buoni pasto) sono lì accanto. Un unico documento, tutto nella loro lingua, niente di mancante, niente di obsoleto.
Non hanno bisogno di sapere che altri tre uffici hanno sezioni locali diverse. Vedono solo la loro versione. Pulita e completa.
Il numero di pagine diminuisce
Questo è il semplice calcolo. Se avete 50 documenti chiave e li mantenete in 5 lingue con l'approccio copia e localizza, avete 250 documenti. In Rasepi, ne avete 50. Ognuno con versioni linguistiche che condividono contenuti comuni e mantengono le proprie sezioni locali.
250 documenti da mantenere contro 50. Si tratta di 200 pagine di spese di manutenzione che scompaiono.
Non è solo onboarding
L'onboarding è l'esempio più ovvio, perché ogni azienda globale ha questo problema. Ma lo stesso schema si presenta ovunque:
- I passaggi fondamentali sono gli stessi, ma il team di Berlino utilizza un server di staging locale e Tokyo ha un processo di approvazione diverso.
- Documentazione sulla conformità.** Sezione GDPR per l'Europa, LGPD per il Brasile, APPI per il Giappone. Tutti nello stesso documento, ognuno dei quali appare solo dove è rilevante.
- La politica di congedo parentale è diversa in ogni paese. I valori aziendali sono gli stessi ovunque.
- Il prodotto funziona allo stesso modo ovunque, ma i metodi di pagamento, gli orari di assistenza e le normative regionali variano.
Ognuno di questi è un documento che la maggior parte delle aziende mantiene in copie separate per ogni mercato. E ognuno di essi potrebbe essere un unico documento con contenuti condivisi e locali.
L'effetto composto
È qui che la situazione si fa concreta. Un'azienda con 200 documenti in 4 mercati non sta mantenendo 200 documenti. Ne sta gestendo 800. Ma ha personale per 200. Quindi ciò che accade è che:
- le versioni in inglese sono aggiornate
- Le versioni tedesche sono per lo più aggiornate
- Le versioni francesi sono indietro
- Le versioni giapponesi sono un punto interrogativo
Vi sembra familiare?
In Rasepi, vengono gestiti 200 documenti. Il contenuto condiviso viene tradotto automaticamente. I contenuti locali vengono aggiunti dai team locali. Ogni versione è aggiornata come quella inglese, più le aggiunte locali fatte dal team regionale.
Anche i costi di traduzione sono inferiori. Quando si aggiorna un paragrafo in inglese, solo quel paragrafo viene ritradotto in tutte le lingue. Non l'intero documento, né tutti i 200 documenti. Solo il paragrafo effettivamente cambiato. Abbiamo scritto in dettaglio [come funziona] (/it/blog/how-rasepi-translations-work-and-why-they-sound-like-your-team/), includendo il glossario e le regole di stile che rendono naturale il contenuto tradotto.
Un rapido controllo di coscienza
Se gestite un team globale, chiedetevi:
- **Quanti documenti duplicati avete? ** Cercate lo stesso argomento e contate le copie specifiche per ogni lingua.
- **Quanto sono aggiornate le versioni non inglesi? ** Controllate la data di ultima modifica dei documenti in tedesco, francese o giapponese. Quanto sono indietro?
- **I team locali aggiungono contenuti alle loro versioni? ** O hanno rinunciato perché vengono sovrascritti?
- **Quanto tempo ci vuole per l'onboarding negli uffici non inglesi? ** Se è più lungo, è probabile che la documentazione non li stia servendo correttamente.
Se le risposte vi mettono a disagio, non siete i soli. La maggior parte delle aziende non si rende conto di quante spese generali ha creato finché non conta le copie.
La documentazione deve crescere con l'azienda, non moltiplicarsi. Ogni copia mantenuta è una copia che può rimanere indietro, confondere un nuovo assunto o contraddire la versione che qualcun altro sta leggendo. Un documento per argomento, con contenuti condivisi tradotti e contenuti locali al loro posto, è il modo in cui la documentazione dovrebbe funzionare in un'azienda globale.
Il vostro wiki non dovrebbe avere bisogno di cinque copie dello stesso documento. Una è sufficiente. Passi condivisi tradotti, passi locali per lingua. Tutto qui.