Abre ahora mismo la wiki de tu empresa y busca "onboarding". ¿Cuántos resultados obtienes?
Si eres una empresa global, supongo que no es uno. Probablemente sea algo como esto:
Onboarding Guide (EN)Onboarding Guide - GermanyOnboarding Guide - Japan- BLOQUE DE CÓDIGO 3
- BLOQUE DE CÓDIGO 4
Cinco documentos. Todos cubren más o menos lo mismo. Todos ligeramente diferentes. Todos mantenidos por diferentes personas en diferentes horarios. Algunos actuales, otros con tres meses de retraso, uno del que ya nadie está seguro.
Esto es lo que ocurre cuando la plataforma de documentación no puede gestionar correctamente el contenido multilingüe. Acabas copiando todo el documento para cada mercado, y cada copia se aleja poco a poco de las demás.
Un documento, todos los idiomas](/es/blog/img/one-document-all-languages.svg)
La trampa de copiar y localizar
Todo empieza de forma bastante inocente. Tienes una estupenda guía de incorporación en inglés. La oficina de Berlín la necesita en alemán, así que alguien la copia, la traduce y añade las partes específicas de Alemania: formación sobre la DSGVO, información sobre el Betriebsrat, inscripción en el seguro médico local.
Entonces Tokio necesita una. Otra copia. Se traduce. Añade las cosas específicas de Japón: inscripción en el hanko, proceso de abono de transporte, guía de etiqueta en la oficina.
São Paulo es la siguiente. Lo mismo. Copiar, traducir, añadir contenido local sobre los requisitos de CLT, vales de comida y documentos fiscales.
Ahora tienes cuatro documentos. El original en inglés se actualiza regularmente. La versión alemana se actualizó el trimestre pasado. La versión japonesa... alguien cree que Tanaka-san la actualizó en octubre. La versión brasileña fue creada por un contratista que se fue, y nadie la ha tocado desde entonces.
**Y cada una de ellas contiene una mezcla de contenido compartido (lo que es igual en todas partes) y contenido local (lo que es específico de ese mercado). Pero la plataforma no distingue la diferencia. Todo es texto en una página.
Así que cuando alguien actualiza la sección de política de seguridad en el original en inglés, nadie actualiza las otras cuatro. O peor aún, alguien actualiza la alemana pero no la japonesa. Ahora tienes cinco documentos que dicen cosas ligeramente diferentes sobre la misma política de empresa.
El verdadero problema: el contenido compartido y el local se mezclan
La cuestión es que la mayoría de estos documentos son idénticos en un 70-80%. Los pasos de incorporación, la configuración de las herramientas, las políticas de seguridad, la sección de valores de la empresa, la lista de "a quién contactar". Todo eso es lo mismo independientemente de si estás en Berlín, Tokio o São Paulo.
Los aspectos locales representan quizá el 20-30% del documento. Requisitos de cumplimiento específicos, ventajas locales, procesos regionales, contactos del equipo para esa oficina.
Pero cuando todo vive en un gran documento plano por idioma, no hay forma de saber qué partes son compartidas y cuáles son locales. Una actualización del contenido compartido implica comprobar y actualizar manualmente cada copia. Y nadie lo hace sistemáticamente. Por eso las copias se desvían.
Un documento. Eso es todo.
En Rasepi, la guía de incorporación es un documento. No uno por idioma. Uno.
El contenido compartido, el 70-80% que es el mismo en todas partes, se escribe una vez en inglés y se traduce automáticamente a todos los idiomas que utiliza tu equipo. Cuando alguien actualiza la sección de política de seguridad en inglés, se vuelve a traducir al alemán, japonés, portugués y francés en cuestión de segundos. Sin copias manuales. Nada de "alguien debería actualizar las otras versiones".
El contenido local vive en su respectiva versión lingüística. La sección de formación de la DSGVO sólo existe en la versión alemana. El proceso hanko sólo existe en la versión japonesa. Los requisitos CLT sólo existen en la versión portuguesa. Estas secciones están marcadas como contenido único, pertenecen a ese idioma y nunca se sobrescriben con la retraducción.
Explicamos exactamente cómo funciona esto en nuestro post sobre cómo funcionan las traducciones de Rasepi. La versión resumida: cada párrafo tiene su propia identidad. Los párrafos compartidos se traducen y se rastrean. Los párrafos únicos pertenecen a su idioma y nada más los toca.
¿Cuál es el resultado? Tu búsqueda wiki de "onboarding" devuelve un resultado. Sólo "Onboarding". Si lo abres en inglés, verás la versión inglesa con todo el contenido compartido. Si lo abres en alemán, verás el mismo contenido compartido en alemán más las secciones específicas de Alemania. Si lo abre en japonés, verá el mismo contenido compartido en japonés y las secciones específicas de Japón.
Un documento. No cinco. No cinco documentos pudriéndose lentamente a diferentes velocidades.
Lo que esto realmente cambia
No es sólo más ordenado. Cambia radicalmente el funcionamiento de la documentación en todas las oficinas.
Las actualizaciones llegan a todo el mundo
Cuando se actualiza la parte compartida de la guía de incorporación, se actualiza en todos los idiomas. No con el tiempo, ni después de que alguien se acuerde de hacerlo. Se actualiza automáticamente. El párrafo que ha cambiado se vuelve a traducir. Todo lo demás permanece exactamente donde estaba.
Esto significa que su oficina de Tokio está leyendo la misma política de empresa que su oficina de Londres. No la versión de hace seis meses que nadie actualizó.
Los equipos locales son dueños de su contenido local
Su equipo de Múnich puede añadir una sección sobre el descuento local en gimnasios sin preocuparse de que desaparezca con la próxima actualización en inglés. Su contenido único es suyo. Permanece en la versión alemana, intacto ante cualquier cambio en la versión inglesa.
Lo mismo para el resto de oficinas. El contenido local es realmente local. No interfiere con el contenido compartido, y el contenido compartido no interfiere con él.
Los nuevos empleados reciben la información adecuada.
Un recién contratado en São Paulo abre la guía de incorporación y ve todo lo que necesita. Las secciones compartidas (herramientas, seguridad, valores) están en portugués. Las secciones específicas de Brasil (CLT, documentos fiscales, vales de comida) están justo al lado. Un documento, todo en su idioma, nada que falte, nada obsoleto.
No necesitan saber que otras tres oficinas tienen secciones locales diferentes. Sólo ven su versión. Limpio y completo.
Disminuye el número de páginas
Esta es la matemática simple. Si tienes 50 documentos clave y los mantienes en 5 idiomas con el método de copiar y localizar, tienes 250 documentos. En Rasepi, tienes 50. Cada uno con versiones lingüísticas que comparten contenidos comunes y mantienen sus propias secciones locales.
250 documentos que mantener frente a 50. Son 200 páginas de gastos de mantenimiento que desaparecen.
No se trata sólo de la incorporación
La incorporación es el ejemplo obvio porque todas las empresas globales tienen este problema. Pero el mismo patrón aparece en todas partes:
- Guías de implantación: los pasos básicos son los mismos, pero el equipo de Berlín utiliza un servidor local y Tokio tiene un proceso de aprobación diferente.
- Documentación de cumplimiento: sección GDPR para Europa, LGPD para Brasil, APPI para Japón. Todo en el mismo documento, cada uno aparece sólo donde es relevante.
- La política de permiso parental es diferente en cada país. Los valores de la empresa son los mismos en todas partes.
- El producto funciona igual en todas partes, pero varían los métodos de pago, los horarios de atención al cliente y las normativas regionales.
Cada uno de estos es un documento que la mayoría de las empresas mantienen como copias separadas por mercado. Y cada uno de ellos podría ser un único documento con contenido compartido y local.
El efecto compuesto
Aquí es donde se vuelve real. Una empresa con 200 documentos en 4 mercados no está manteniendo 200 documentos. Mantiene 800. Pero tienen personal para 200. Así que lo que realmente sucede es:
- Las versiones en Inglés son actuales
- Las versiones alemanas están casi actualizadas.
- Las versiones francesas están atrasadas
- Las versiones japonesas son una incógnita
¿Le suena?
En Rasepi mantienen 200 documentos. El contenido compartido se traduce automáticamente. El contenido local lo añaden los equipos locales. Cada versión es tan actual como la inglesa, más los añadidos locales que haya hecho el equipo regional.
Los costes de traducción también son menores. Cuando se actualiza un párrafo en inglés, sólo se vuelve a traducir ese párrafo en todos los idiomas. No todo el documento, ni los 200 documentos. Sólo el párrafo que ha cambiado. Escribimos sobre cómo funciona en detalle, incluido el glosario y las normas de estilo que hacen que el contenido traducido suene natural.
Una rápida comprobación
Si dirige un equipo internacional, pregúntese:
- ¿Cuántos documentos duplicados tiene? Busque el mismo tema y cuente las copias específicas de cada idioma.
- **Comprueba la fecha de la última edición de tus documentos en alemán, francés o japonés. ¿Qué retraso tienen?
- ¿Añaden los equipos locales contenido a sus versiones? ¿O han renunciado a él porque se sobrescribe?
- **Si tardan más, lo más probable es que la documentación no les esté sirviendo correctamente.
Si las respuestas le incomodan, no es el único. La mayoría de las empresas no se dan cuenta de los gastos generales que han generado hasta que cuentan las copias.
La documentación debe escalar con su empresa, no multiplicarse. Cada copia que mantienes es una copia que puede quedarse atrás, confundir a un nuevo empleado o contradecir la versión que está leyendo otra persona. Un documento por tema, con contenido compartido traducido y contenido local donde corresponda, es como debe funcionar la documentación en una empresa global.
Tu wiki no debería necesitar cinco copias del mismo documento. Con una es suficiente. Pasos compartidos traducidos, pasos locales por idioma. Eso es todo.