Öffnen Sie jetzt Ihr Unternehmens-Wiki und suchen Sie nach "Onboarding". Wie viele Ergebnisse erhalten Sie?
Wenn Sie ein globales Unternehmen sind, ist es vermutlich nicht eines. Es ist wahrscheinlich so etwas wie das hier:
Onboarding Guide (EN)Onboarding Guide - GermanyOnboarding Guide - JapanOnboarding LATAM (draft)Onboarding - New (DO NOT USE OLD ONE)
Fünf Dokumente. Alle behandeln ungefähr die gleiche Sache. Alle leicht unterschiedlich. Alle werden von verschiedenen Leuten nach verschiedenen Zeitplänen gepflegt. Einige sind aktuell, einige liegen drei Monate zurück, bei einem ist sich niemand mehr sicher.
Das passiert, wenn Ihre Dokumentationsplattform mehrsprachige Inhalte nicht richtig verarbeiten kann. Am Ende müssen Sie das gesamte Dokument für jeden Markt kopieren, und jede Kopie entfernt sich langsam von den anderen.
Ein Dokument, alle Sprachen](/de/blog/img/ein-dokument-alle-sprachen.svg)
Die Kopier- und Lokalisierungsfalle
Es fängt eigentlich ganz harmlos an. Sie haben einen tollen Einführungsleitfaden auf Englisch. Das Berliner Büro braucht ihn auf Deutsch, also kopiert ihn jemand, übersetzt ihn und fügt die deutschspezifischen Teile hinzu: DSGVO-Schulung, Informationen zum Betriebsrat, Anmeldung bei der örtlichen Krankenversicherung.
Dann braucht Tokio einen. Wieder kopieren. Übersetzen. Fügen Sie die japan-spezifischen Dinge hinzu: Hanko-Registrierung, Verfahren für den Pendlerausweis, Leitfaden für die Büro-Etikette.
São Paulo ist das nächste. Das Gleiche. Kopieren, übersetzen, lokale Inhalte über CLT-Anforderungen, Essensgutscheine und Steuerunterlagen hinzufügen.
Jetzt haben Sie vier Dokumente. Das englische Original wird regelmäßig aktualisiert. Die deutsche Version wurde im letzten Quartal aktualisiert. Die japanische Version... jemand glaubt, dass Tanaka-san sie im Oktober aktualisiert hat. Die brasilianische Version wurde von einem Auftragnehmer erstellt, der gegangen ist, und seitdem hat sie niemand mehr angefasst.
Jedes Exemplar ist ein Wartungsaufwand, und jedes Exemplar enthält eine Mischung aus gemeinsamen Inhalten (die überall gleich sind) und lokalen Inhalten (die für den jeweiligen Markt spezifisch sind). Aber die Plattform kennt den Unterschied nicht. Es ist alles nur Text auf einer Seite.
Wenn also jemand den Abschnitt über die Sicherheitsrichtlinien im englischen Original aktualisiert, werden die anderen vier nicht aktualisiert. Oder schlimmer noch, jemand aktualisiert den deutschen, aber nicht den japanischen Teil. Jetzt haben Sie fünf Dokumente, die alle etwas anderes über dieselbe Unternehmenspolitik aussagen.
Das eigentliche Problem: Gemeinsame und lokale Inhalte werden miteinander vermischt.
Das Problem ist, dass die meisten dieser Dokumente zu 70-80 % identisch sind. Die Einführungsschritte, die Einrichtung der Tools, die Sicherheitsrichtlinien, der Abschnitt über die Unternehmenswerte, die Liste der Ansprechpartner. Das ist alles dasselbe, egal ob Sie in Berlin, Tokio oder São Paulo sitzen.
Der lokale Teil macht vielleicht 20-30 % des Dokuments aus. Spezifische Compliance-Anforderungen, lokale Vorteile, regionale Prozesse, Teamkontakte für das jeweilige Büro.
Aber wenn alles in einem großen, flachen Dokument pro Sprache enthalten ist, gibt es keine Möglichkeit zu erkennen, welche Teile gemeinsam genutzt werden und welche lokal sind. Eine Aktualisierung des gemeinsamen Inhalts bedeutet, dass jede Kopie manuell überprüft und aktualisiert werden muss. Und das macht niemand konsequent. Aus diesem Grund sind die Kopien uneinheitlich.
Ein Dokument. Das war's.
In Rasepi ist der Onboarding-Leitfaden ein einziges Dokument. Nicht eines pro Sprache. Ein einziges.
Die gemeinsamen Inhalte, die 70-80 %, die überall gleich sind, werden einmal auf Englisch verfasst und automatisch in jede von Ihrem Team verwendete Sprache übersetzt. Wenn jemand den Abschnitt über die Sicherheitsrichtlinien auf Englisch aktualisiert, wird er innerhalb von Sekunden auf Deutsch, Japanisch, Portugiesisch und Französisch neu übersetzt. Kein manuelles Kopieren. Kein "Jemand sollte die anderen Versionen aktualisieren".
Der lokale Inhalt lebt in der jeweiligen Sprachversion. Der DSGVO-Schulungsteil existiert nur in der deutschen Version. Der Hanko-Prozess existiert nur in der japanischen Version. Die CLT-Anforderungen gibt es nur in der portugiesischen Version. Diese Abschnitte sind als einzigartige Inhalte gekennzeichnet, sie gehören zu dieser Sprache und werden niemals durch eine Neuübersetzung überschrieben.
Wie das genau funktioniert, haben wir in unserem Beitrag über wie Rasepi-Übersetzungen funktionieren beschrieben. Die Kurzversion: Jeder Absatz hat seine eigene Identität. Gemeinsame Absätze werden übersetzt und nachverfolgt. Einzigartige Absätze gehören zu ihrer Sprache, und nichts anderes berührt sie.
Das Ergebnis? Ihre Wiki-Suche nach "Onboarding" liefert nur ein Ergebnis. Nur "Onboarding". Öffnen Sie es auf Englisch, sehen Sie die englische Version mit allen gemeinsamen Inhalten. Wenn Sie es auf Deutsch öffnen, sehen Sie dieselben gemeinsamen Inhalte auf Deutsch plus die deutschsprachigen Abschnitte. Wenn Sie die Seite auf Japanisch öffnen, sehen Sie dieselben gemeinsamen Inhalte auf Japanisch plus die japan-spezifischen Abschnitte.
Ein Dokument. Nicht fünf. Nicht fünf Dokumente, die langsam und mit unterschiedlicher Geschwindigkeit verrotten.
Was dies tatsächlich ändert
Das ist nicht nur aufgeräumter. Es ändert grundlegend, wie Ihre Dokumentation in verschiedenen Büros funktioniert.
Aktualisierungen erreichen tatsächlich jeden.
Wenn Sie den gemeinsamen Teil des Onboarding-Leitfadens aktualisieren, wird er in allen Sprachen auf den neuesten Stand gebracht. Nicht erst, wenn jemand daran denkt, es zu tun. Sondern automatisch. Der von Ihnen geänderte Absatz wird neu übersetzt. Alles andere bleibt genau so, wie es war.
Das bedeutet, dass in Ihrem Büro in Tokio die gleichen Unternehmensrichtlinien gelten wie in Ihrem Büro in London. Nicht die Version von vor sechs Monaten, die niemand aktualisieren konnte.
Lokale Teams sind Eigentümer ihrer lokalen Inhalte
Ihr Münchner Team kann einen Abschnitt über den lokalen Fitnessstudio-Rabatt hinzufügen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass er durch die nächste englische Aktualisierung ausgelöscht wird. Ihre einzigartigen Inhalte gehören ihnen. Er verbleibt in der deutschen Version und wird von Änderungen an der englischen Quelle nicht berührt.
Dasselbe gilt für jedes andere Büro. Lokale Inhalte sind wirklich lokal. Er beeinträchtigt nicht die gemeinsamen Inhalte, und die gemeinsamen Inhalte beeinträchtigen ihn nicht.
Neue Mitarbeiter erhalten die richtigen Informationen.
Ein neuer Mitarbeiter in São Paulo öffnet den Einführungsleitfaden und sieht alles, was er braucht. Die gemeinsamen Abschnitte (Tools, Sicherheit, Werte) sind auf Portugiesisch. Die brasilienspezifischen Abschnitte (CLT, Steuerunterlagen, Essensgutscheine) befinden sich direkt daneben. Ein Dokument, alles in ihrer Sprache, nichts fehlt, nichts ist veraltet.
Sie brauchen nicht zu wissen, dass drei andere Ämter andere lokale Abschnitte haben. Sie sehen nur ihre Version. Sauber und vollständig.
Ihre Seitenzahl sinkt
Das ist eine einfache Rechnung. Wenn Sie 50 Schlüsseldokumente haben und diese in 5 Sprachen mit der Methode des Kopierens und Lokalisierens pflegen, haben Sie 250 Dokumente. In Rasepi haben Sie 50. Jede mit Sprachversionen, die gemeinsame Inhalte haben und ihre eigenen lokalen Abschnitte pflegen.
250 zu pflegende Dokumente gegenüber 50. Das sind 200 Seiten Wartungsaufwand, die einfach verschwinden.
Es geht nicht nur um Onboarding
Onboarding ist das offensichtliche Beispiel, weil jedes globale Unternehmen dieses Problem hat. Aber das gleiche Muster zeigt sich überall:
- Einführungsleitfäden. Die Kernschritte sind die gleichen, aber das Berliner Team verwendet einen lokalen Staging-Server und in Tokio gibt es einen anderen Genehmigungsprozess.
- Compliance-Dokumentation. GDPR-Abschnitt für Europa, LGPD für Brasilien, APPI für Japan. Alle im selben Dokument, wobei jedes nur dort erscheint, wo es relevant ist.
- Vergünstigungen und Personalpolitik. Die Elternurlaubsregelung ist in jedem Land anders. Die Unternehmenswerte sind überall dieselben.
- Kundenorientierte Hilfedokumente. Das Produkt funktioniert überall gleich, aber die Zahlungsmodalitäten, die Supportzeiten und die regionalen Vorschriften sind unterschiedlich.
Jedes dieser Dokumente ist ein Dokument, das die meisten Unternehmen in separaten Kopien pro Markt führen. Und jedes dieser Dokumente könnte ein einziges Dokument mit gemeinsamen und lokalen Inhalten sein.
Der Verbundeffekt
Hier wird es ernst. Ein Unternehmen mit 200 Dokumenten in 4 Märkten verwaltet nicht 200 Dokumente. Es verwaltet 800. Aber sie haben Personal für 200. Was also tatsächlich passiert, ist:
- Die englischen Versionen sind aktuell
- Die deutschen Versionen sind größtenteils aktuell
- Die französischen Versionen sind im Rückstand
- Die japanischen Versionen sind ein Fragezeichen
Kommt Ihnen das bekannt vor?
In Rasepi verwalten sie 200 Dokumente. Die gemeinsamen Inhalte werden automatisch übersetzt. Die lokalen Inhalte werden von den lokalen Teams hinzugefügt. Jede Version ist so aktuell wie die englische, plus die lokalen Ergänzungen, die das regionale Team vorgenommen hat.
Auch die Übersetzungskosten sind geringer. Wenn Sie einen Absatz in Englisch aktualisieren, wird nur dieser Absatz in alle Sprachen neu übersetzt. Nicht das gesamte Dokument, nicht alle 200 Dokumente. Nur der Absatz, der sich tatsächlich geändert hat. Wir haben ausführlich über wie das funktioniert geschrieben, einschließlich des Glossars und der Stilregeln, die dafür sorgen, dass übersetzte Inhalte natürlich klingen.
Ein kurzer Bauchcheck
Wenn Sie ein globales Team leiten, fragen Sie sich selbst:
- Wie viele doppelte Dokumente haben Sie? Suchen Sie nach demselben Thema und zählen Sie die sprachspezifischen Kopien.
- Wie aktuell sind die nicht-englischen Versionen? Überprüfen Sie das Datum der letzten Bearbeitung Ihrer deutschen, französischen oder japanischen Dokumente. Wie weit liegen sie zurück?
- Fügen lokale Teams ihren Versionen Inhalte hinzu? Oder haben sie es aufgegeben, weil sie überschrieben werden?
- Wie lange dauert die Einarbeitung in nicht-englischen Niederlassungen? Wenn sie länger dauert, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Dokumentation für sie nicht geeignet ist.
Wenn Sie sich bei den Antworten unwohl fühlen, sind Sie nicht allein. Den meisten Unternehmen ist nicht bewusst, wie viel Aufwand sie verursacht haben, bis sie die Kopien zählen.
Die Dokumentation sollte mit dem Unternehmen mitwachsen und sich nicht vervielfältigen. Jedes Exemplar, das Sie pflegen, ist ein Exemplar, das zurückbleiben, einen neuen Mitarbeiter verwirren oder der Version widersprechen kann, die jemand anderes gerade liest. Ein Dokument pro Thema, mit gemeinsamem Inhalt, der übersetzt wird, und lokalem Inhalt, wo er hingehört - so sollte die Dokumentation in einem globalen Unternehmen funktionieren.
Ihr Wiki sollte nicht fünf Kopien desselben Dokuments benötigen. Eine ist genug. Gemeinsame Schritte übersetzt, lokale Schritte pro Sprache. Das war's.