今すぐ会社のwikiを開き、"onboarding "と検索してください。いくつの結果が得られますか？
あなたがグローバル企業なら、1つも出てこないと思います。おそらくこんな感じだろう：
- コードブロック_0__
- コードブロック_1
- コードブロック2
- コードブロック3
- コードブロック4
5つの文書。どれもほぼ同じ内容をカバーしている。すべて微妙に異なる。すべて異なる人が異なるスケジュールで管理している。あるものは最新で、あるものは3ヶ月遅れ、あるものはもう誰もよくわからない。
これは、ドキュメント・プラットフォームが多言語コンテンツを適切に扱えない場合に起こることだ。結局、市場ごとに文書全体をコピーすることになり、それぞれのコピーは徐々に他のものから離れていく。
1つのドキュメント、すべての言語](/ja/blog/img/one-document-all-languages.svg)
コピー＆ローカライズの罠
それは何の罪もなく始まります。あなたは英語の素晴らしい入社案内を持っています。ベルリン支社はそれをドイツ語で必要としたため、誰かがそれをコピーし、翻訳し、ドイツ特有の部分を追加した：DSGVOのトレーニング、Betriebsratの情報、地域の健康保険加入などだ。
そして東京でも必要になった。またコピー。翻訳する。日本特有のものを加える：ハンコの登録、定期券の手続き、オフィスでのマナーガイド。
次はサンパウロだ。これも同じ。コピーし、翻訳し、CLTの要件、食事券、税金に関する現地コンテンツを追加する。
これで4つの書類ができた。英語のオリジナルは定期的に更新される。ドイツ語版は前四半期に更新された。日本語版は...田中さんが10月に更新したと誰かが思っている。ブラジル版は契約社員が作ったもので、その契約社員が辞めてから誰も手をつけていない。
**そしてそのどれもが、共有コンテンツ（どこでも同じもの）とローカルコンテンツ（その市場特有のもの）をミックスして含んでいる。しかし、プラットフォームにはその違いがわからない。すべてはページ上のテキストに過ぎないのだ。
だから、誰かが英語版のセキュリティポリシーのセクションを更新しても、他の4つのセクションは誰も更新しない。さらに悪いことに、誰かがドイツ語の方を更新して、日本語の方は更新しない。こうして、同じ会社のポリシーについて、微妙に異なることが書かれた5つの文書ができあがる。
本当の問題：共有コンテンツとローカルコンテンツが混在している
実は、これらのドキュメントのほとんどは、70～80％が同一なのだ。オンボーディングの手順、ツールのセットアップ、セキュリティポリシー、会社の価値観のセクション、「連絡先」リスト。ベルリンにいても、東京にいても、サンパウロにいても、すべて同じなのだ。
ローカルなものは、ドキュメントの20～30％程度です。具体的なコンプライアンス要件、地域の福利厚生、地域のプロセス、そのオフィスのチーム連絡先などだ。
しかし、すべてが言語ごとに1つの大きなフラットなドキュメントにある場合、どの部分が共有され、どの部分がローカルなのかを見分ける方法がない。共有コンテンツの更新は、すべてのコピーを手作業でチェックし、更新することを意味する。誰もそれを一貫して行わない。そのため、コピーが流れてしまうのだ。
1つのドキュメント。それだけだ。
ラセピでは、オンボーディングガイドは1つのドキュメントです。言語ごとに1つではありません。一つです。
共有コンテンツ、つまりどこでも同じ70～80％は英語で一度書かれ、チームが使うすべての言語に自動的に翻訳されます。誰かが英語のセキュリティポリシーのセクションを更新すると、数秒のうちにドイツ語、日本語、ポルトガル語、フランス語に再翻訳されます。手作業によるコピーは不要です。誰かが他のバージョンを更新しなければならない」ということもない。
ローカルコンテンツは、それぞれの言語バージョンに存在する。DSGVOのトレーニングセクションはドイツ語版のみに存在する。ハンコプロセスは日本語版にのみ存在する。CLTの要件はポルトガル語版にのみ存在する。これらのセクションは独自のコンテンツとしてフラグが立てられ、その言語に属し、再翻訳によって上書きされることはありません。
この仕組みについては、ラセピ翻訳の仕組みで詳しく説明しています。簡単に説明しますと、各段落は独自のアイデンティティを持っています。共有された段落は翻訳され、追跡されます。独自の段落はその言語に属し、それ以外には何も触れません。
結果は？ウィキで "onboarding "を検索すると、1つの結果が返されます。"Onboarding "だけです。英語で開くと、すべての共有コンテンツを含む英語版が表示されます。ドイツ語で開くと、同じ共有コンテンツがドイツ語で表示され、ドイツ固有のセクションも表示されます。日本語で開くと、同じ共有コンテンツが日本語で表示され、日本固有のセクションも表示されます。
一つの文書。5つではない。5つの文書が異なるスピードでゆっくりと腐っていくわけではない。
実際に何が変わるのか
これは単に整理整頓されただけではない。オフィス間のドキュメントの連携が根本的に変わるのだ。
アップデートが実際に全員に届く
オンボーディングガイドの共有部分を更新すると、すべての言語で更新されます。最終的にではなく、誰かがそれを行うことを思い出した後でもありません。自動的にです。あなたが変更した段落は再翻訳されます。それ以外はすべて元のままです。
つまり、東京オフィスはロンドンオフィスと同じ会社規定を読むことになる。誰も更新できなかった半年前のバージョンではありません。
ローカルチームがローカルコンテンツを所有
ミュンヘンのチームは、次の英語のアップデートで消されることを心配することなく、地域のジム割引についてのセクションを追加することができます。彼らのユニークなコンテンツは彼らのものです。英語版のソースが変更されても、ドイツ語版にはそのまま残ります。
他のオフィスも同じだ。ローカルコンテンツは純粋にローカルなものだ。共有コンテンツに干渉されることはなく、共有コンテンツに干渉されることもない。
新入社員は正しい情報を得る
サンパウロの新入社員が入社ガイドを開くと、必要な情報がすべて表示される。共有セクション（ツール、セキュリティ、価値観）はポルトガル語です。ブラジルに特化したセクション（CLT、税務書類、食事券）もすぐそばにある。1つの文書で、すべてが彼らの言語で書かれており、不足しているものはなく、時代遅れのものもない。
他の3つのオフィスが異なるローカルセクションを持っていることを知る必要はない。彼らは自分たちのバージョンを見るだけだ。クリーンで完全。
ページ数が減る
これは単純な計算だ。もし、50の重要な文書があり、コピー＆ローカライズのアプローチで5つの言語で管理するなら、250の文書があります。ラセピでは50です。それぞれの言語版は、共通のコンテンツを共有し、独自のローカルセクションを維持します。
250の文書と50の文書。200ページ分のメンテナンスのオーバーヘッドが消えることになる。
#オンボーディングだけじゃない
すべてのグローバル企業がこの問題を抱えているからだ。しかし、どこでも同じパターンが見られる：
- デプロイメントガイド.** コアステップは同じだが、ベルリンのチームはローカルのステージングサーバーを使い、東京では承認プロセスが異なる。
- ヨーロッパのGDPRセクション、ブラジルのLGPD、日本のAPPI。すべて同じ文書で、それぞれが関連するところだけ登場する。
- 育児休暇制度は国によって異なる。会社の価値観はどこでも同じ。
- 顧客向けヘルプ文書. 製品はどこでも同じように機能するが、支払い方法、サポート時間、地域の規制は異なる。
これらの一つひとつは、ほとんどの企業が市場ごとに別個のコピーとして管理している文書である。そして、そのひとつひとつが、共有されたローカルな内容を持つひとつの文書になる可能性がある。
複合効果
ここからが本題だ。4つの市場で200のドキュメントを管理する企業は、200のドキュメントを管理しているわけではない。800を管理しているのだ。しかし、200人分のスタッフがいる。そこで実際に起こることは
- 英語版は最新版
- ドイツ語版はほぼ最新
- フランス語版は遅れている
- 日本語版は疑問符
聞き覚えがあるだろうか？
ラセピでは200の文書を管理している。共有コンテンツは自動的に翻訳される。ローカルコンテンツはローカルチームによって追加される。すべてのバージョンは英語版と同じ最新版であり、さらに地域チームが追加したものはすべてローカル版である。
翻訳コストも下がる。英語の段落を1つ更新すると、その段落だけがすべての言語で再翻訳されます。文書全体でもなく、200の文書すべてでもありません。実際に変更された段落だけです。その仕組み](/ja/blog/how-rasepi-translations-work-and-why-they-sound-your-team/)については、翻訳されたコンテンツを自然に聞こえるようにするための用語集やスタイルルールを含めて、詳しく書きました。
簡単な直感チェック
グローバルチームを運営しているなら、自問してみましょう：
1.**同じトピックを検索し、言語ごとのコピーを数えてみてください。 2.**ドイツ語、フランス語、日本語の文書の最終編集日を確認してください。どれくらい遅れていますか？ 3.**それとも、上書きされるからとあきらめているのでしょうか？ 4.**英語圏以外のオフィスではオンボーディングにどのくらい時間がかかりますか？
この答えに違和感を覚えたとしても、それはあなただけではない。ほとんどの企業は、実際にコピーを数えてみるまで、自分たちがどれだけのオーバーヘッドを作り出しているのか気づいていない。
ドキュメンテーションは、あなたの会社とともに拡張されるべきであり、増殖すべきではない。あなたが維持するすべてのコピーは、遅れをとったり、新入社員を混乱させたり、他の誰かが読んでいるバージョンと矛盾したりする可能性のあるコピーです。トピックごとに1つのドキュメントを作成し、共有コンテンツは翻訳し、ローカルコンテンツはあるべき場所に配置することが、グローバル企業におけるドキュメントのあるべき姿です。
あなたのwikiは同じ文書のコピーを5つも必要とすべきではありません。1つで十分です。翻訳された共有ステップ、言語ごとのローカルステップ。それだけです。