Abra a wiki da sua empresa agora mesmo e pesquise por "onboarding". Quantos resultados obtém?
Se for uma empresa global, acho que não é um só. Provavelmente é algo como isto:
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- BLOQUEIO DE CÓDIGO_1
Onboarding Guide - JapanOnboarding LATAM (draft)- BLOQUEIO DE CÓDIGO_4
Cinco documentos. Todos cobrem mais ou menos a mesma coisa. Todos ligeiramente diferentes. Todos mantidos por pessoas diferentes em horários diferentes. Alguns actuais, outros com três meses de atraso, um de que já ninguém tem a certeza.
Isto é o que acontece quando a sua plataforma de documentação não consegue lidar corretamente com conteúdos multilingues. Acaba por copiar todo o documento para cada mercado, e cada cópia afasta-se lentamente das outras.
A armadilha de copiar e localizar
Começa de forma bastante inocente. Tem um ótimo guia de integração em inglês. O escritório de Berlim precisa dele em alemão, por isso alguém o copia, traduz e acrescenta as partes específicas da Alemanha: Formação DSGVO, informação Betriebsrat, inscrição no seguro de saúde local.
Depois, Tóquio precisa de um. Copiar de novo. Traduzir. Acrescentar as informações específicas do Japão: registo no hanko, processo de obtenção do passe de transportes públicos, guia de etiqueta do escritório.
São Paulo é o próximo. A mesma coisa. Copiar, traduzir, adicionar conteúdo local sobre os requisitos do CLT, vales de refeição e documentos fiscais.
Agora tem quatro documentos. O original em inglês é atualizado regularmente. A versão alemã foi actualizada no último trimestre. A versão japonesa... alguém pensa que Tanaka-san a actualizou em outubro. A versão brasileira foi criada por um empreiteiro que saiu e, desde então, ninguém lhe tocou.
**Cada cópia é um fardo de manutenção e cada uma delas contém uma mistura de conteúdo partilhado (o que é igual em todo o lado) e conteúdo local (o que é específico desse mercado). Mas a plataforma não sabe a diferença. É tudo apenas texto numa página.
Assim, quando alguém actualiza a secção da política de segurança no original em inglês, ninguém actualiza as outras quatro. Ou pior, alguém actualiza a secção alemã mas não a japonesa. Agora tem cinco documentos que dizem coisas ligeiramente diferentes sobre a mesma política da empresa.
O verdadeiro problema: os conteúdos partilhados e locais estão misturados
O facto é que a maioria destes documentos são 70-80% idênticos. Os passos de integração, a configuração das ferramentas, as políticas de segurança, a secção de valores da empresa, a lista de "quem contactar". Tudo isto é igual, independentemente de estarmos em Berlim, Tóquio ou São Paulo.
Os aspectos locais representam talvez 20-30% do documento. Requisitos de conformidade específicos, benefícios locais, processos regionais, contactos da equipa para esse escritório.
Mas quando tudo está num grande documento plano por língua, não há forma de saber que partes são partilhadas e quais são locais. Uma atualização do conteúdo partilhado significa verificar e atualizar manualmente cada cópia. O que ninguém faz de forma consistente. É por isso que as cópias se desviam.
Um documento. É só isso.
No Rasepi, o guia de integração é um documento. Não um por língua. Um.
O conteúdo partilhado, os 70-80% que são iguais em todo o lado, é escrito uma vez em inglês e traduzido automaticamente para todas as línguas que a sua equipa utiliza. Quando alguém actualiza a secção da política de segurança em inglês, esta é retraduzida para alemão, japonês, português e francês em segundos. Sem cópia manual. Nada de "alguém deve atualizar as outras versões".
O conteúdo local reside na respectiva versão linguística. A secção de formação DSGVO existe apenas na versão alemã. O processo hanko existe apenas na versão japonesa. Os requisitos do TTC existem apenas na versão portuguesa. Estas secções estão assinaladas como conteúdo único, pertencem a essa língua e nunca são substituídas por retradução.
Explicámos exatamente como isto funciona no nosso post sobre como funcionam as traduções Rasepi. A versão resumida: cada parágrafo tem a sua própria identidade. Os parágrafos partilhados são traduzidos e monitorizados. Os parágrafos únicos pertencem à sua língua e nada mais lhes toca.
O resultado? A sua pesquisa na wiki por "onboarding" apresenta um resultado. Apenas "Onboarding". Se o abrir em inglês, verá a versão inglesa com todo o conteúdo partilhado. Se abrir em alemão, verá o mesmo conteúdo partilhado em alemão e as secções específicas da Alemanha. Se abrir em japonês, verá o mesmo conteúdo partilhado em japonês e as secções específicas do Japão.
Um documento. Não cinco. Não cinco documentos a apodrecerem lentamente a velocidades diferentes.
O que isso realmente muda
Isto não é apenas mais arrumado. Altera fundamentalmente a forma como a sua documentação funciona em todos os escritórios.
As actualizações chegam a todos
Quando actualiza a parte partilhada do guia de integração, esta é actualizada em todas as línguas. Não eventualmente, nem depois de alguém se lembrar de o fazer. Automaticamente. O parágrafo que alterou é retraduzido. Tudo o resto permanece exatamente onde estava.
Isto significa que o escritório de Tóquio está a ler a mesma política da empresa que o escritório de Londres. Não a versão de há seis meses atrás que ninguém conseguiu atualizar.
As equipas locais são proprietárias dos seus conteúdos locais
A sua equipa de Munique pode adicionar uma secção sobre o desconto no ginásio local sem se preocupar com a possibilidade de ser eliminada pela próxima atualização em inglês. O seu conteúdo exclusivo é deles. Permanece na versão alemã, sem ser afetado por quaisquer alterações à fonte inglesa.
O mesmo se aplica a todos os outros escritórios. O conteúdo local é genuinamente local. Não interfere com os conteúdos partilhados, e os conteúdos partilhados não interferem com eles.
As novas contratações recebem a informação correta
Um novo contratado em São Paulo abre o guia de integração e vê tudo o que precisa. As secções partilhadas (ferramentas, segurança, valores) estão em português. As secções específicas do Brasil (CLT, documentos fiscais, vales de refeição) estão mesmo ao lado. Um documento, tudo na língua deles, nada em falta, nada desatualizado.
Não precisam de saber que três outros escritórios têm secções locais diferentes. Vêem apenas a sua versão. Limpa e completa.
O número de páginas diminui
Esta é a matemática simples. Se tiver 50 documentos-chave e os mantiver em 5 línguas com a abordagem copiar-e-localizar, tem 250 documentos. No Rasepi, tem 50. Cada um com versões linguísticas que partilham conteúdos comuns e mantêm as suas próprias secções locais.
250 documentos para manter versus 50. São 200 páginas de despesas gerais de manutenção que simplesmente desaparecem.
Não se trata apenas de integração
O onboarding é o exemplo óbvio porque todas as empresas globais têm este problema. Mas o mesmo padrão aparece em todo o lado:
- Os passos principais são os mesmos, mas a equipa de Berlim utiliza um servidor de teste local e Tóquio tem um processo de aprovação diferente.
- Documentação de conformidade: secção GDPR para a Europa, LGPD para o Brasil, APPI para o Japão. Tudo no mesmo documento, cada um aparecendo apenas onde é relevante.
- Benefícios e políticas de RH: a política de licença parental é diferente em cada país. Os valores da empresa são os mesmos em todo o lado.
- O produto funciona da mesma forma em todo o lado, mas os métodos de pagamento, as horas de apoio e os regulamentos regionais variam.
Cada um destes é um documento que a maioria das empresas mantém em cópias separadas por mercado. E cada um deles pode ser um único documento com conteúdo partilhado e local.
O efeito composto
É aqui que as coisas se tornam reais. Uma empresa com 200 documentos em 4 mercados não está a manter 200 documentos. Está a manter 800. Mas tem pessoal para 200. Portanto, o que acontece de facto é:
- As versões em inglês estão actualizadas
- As versões em alemão estão quase todas actualizadas
- As versões francesas estão atrasadas
- As versões japonesas são um ponto de interrogação
Parece-lhe familiar?
Na Rasepi, são actualizados 200 documentos. O conteúdo partilhado é traduzido automaticamente. O conteúdo local é adicionado pelas equipas locais. Cada versão é tão atual como a versão inglesa, acrescida de quaisquer adições locais que a equipa regional tenha feito.
Os custos de tradução também são mais baixos. Quando actualiza um parágrafo em inglês, apenas esse parágrafo é retraduzido em todas as línguas. Não o documento inteiro, nem todos os 200 documentos. Apenas o parágrafo que efetivamente mudou. Escrevemos sobre como isso funciona em pormenor, incluindo o glossário e as regras de estilo que fazem com que o conteúdo traduzido pareça natural.
Uma verificação rápida
Se estiver a gerir uma equipa global, pergunte a si próprio:
- Quantos documentos duplicados tem? Pesquise o mesmo tópico e conte as cópias específicas de cada língua.
- Quão actuais são as versões não inglesas? Verifique a data da última edição nos documentos em alemão, francês ou japonês. Quão atrasadas estão?
- As equipas locais adicionam conteúdo às suas versões? Ou desistiram porque é substituído?
- **Quanto tempo demora o onboarding nos escritórios que não falam inglês? Se demorar mais tempo, é provável que a documentação não esteja a ser devidamente utilizada.
Se as respostas o deixam desconfortável, não é o único. A maioria das empresas não se apercebe da sobrecarga que criou até contar efetivamente as cópias.
A documentação deve acompanhar a sua empresa e não multiplicar-se. Cada cópia que mantém é uma cópia que pode ficar para trás, confundir uma nova contratação ou contradizer a versão que outra pessoa está a ler. Um documento por tópico, com o conteúdo partilhado traduzido e o conteúdo local no seu devido lugar, é a forma como a documentação deve funcionar numa empresa global.
**A sua wiki não deve precisar de cinco cópias do mesmo documento. Uma é suficiente. Passos partilhados traduzidos, passos locais por língua. É só isso.